Trabajos de Administración - Oficina

La gran mayoría de las empresas requiere de personal administrativo para su correcto funcionamiento. Su labor es la de ofrecer apoyo a los directores de departamento o a un departamento como tal, en los aspectos que garantizan su adecuado y eficaz funcionamiento en su día a día. Los puestos en el ámbito de la Administración y Oficina se encuentran entre los más demandados, puesto que son necesarios en todo tipo de instituciones, como por ejemplo en escuelas, universidades, oficinas gubernamentales, grandes y pequeñas empresas, corporaciones y hospitales, entre muchas otras.

La posición exacta y tareas vendrán determinadas por diferentes factores, entre ellos, el sector, tamaño y tipo de empresa, grado de responsabilidad, antigüedad requerida y si se trata de una institución pública o privada. Con todo, las personas que trabajan en puestos administrativos, a menudo necesitan tener la habilidad de realizar múltiples tareas a la vez y de responder profesionalmente bajo presión.

Entre sus tareas más frecuentes se encuentran la atención de consultas telefónicas y de correo electrónico; redacción de cartas, actas de reuniones, etc; gestión de correo; gestión de la comunicación con otros departamentos y con contactos externos; gestión de viajes y organización de eventos internos y externos; organización de reuniones; gestión y actualización de bases de datos internas; manejo de documentos y elaboración y mantenimiento de los sistemas de archivo.

Los puestos de trabajo vinculados a Administración - Oficina normalmente requieren:

• Ser multitarea.
• Proactividad y capacidad de respuesta profesional bajo presión.
• Excelentes habilidades escritas y orales.
• Conocimientos de informática, incluyendo procesamiento de textos y buen conocimiento de paquetes de software como Microsoft Office.
• Alta capacidad de coordinación y organización.
• Dominio del Inglés y a menudo competencia razonable en otro idioma europeo.
• En sectores especializados, como Legales, Finanzas o los Recursos Humanos, se requiere tener cualificaciones de alto nivel y experiencia previa. Estos puestos pueden implicar la redacción de documentos legales, manejo de presupuestos y facturación, manejo de datos estadísticos, reclutamiento, formación y supervisión del personal subalterno, entre otros requerimientos.

El sector administrativo ofrece salidas profesionales varias, que se distinguen según sean de carácter:

• Junior. Estos puestos suelen requerir mayor supervisión. Su función es, a menudo, efectuar las tareas administrativas del día a día que requieren formación y experiencia de nivel básico. Pueden ser puestos de Front End, como telefonistas; pueden ser de carácter general; o pueden ser especializados, como Secretario Legal.

• Senior. En este caso la supervisión es mucho menor e implica mayores responsabilidades. Estos administrativos tienden a trabajar directamente con los ejecutivos de la empresa y se les suelen asignar tareas más complejas, tienen acceso a información confidencial y, en algunos casos, su función incluye la supervisión de otro personal.

Entre los puestos que se pueden encontrar en esta categoría están:

• Asistente de Administración
• Asistente Contable
• Asistente Ejecutiva
• Asistente de Recursos Humanos
• Becario en Administración
• Recepcionista
• Secretario
• Secretaria Legal
• Telefonista